英語 de 敬語 ③謝罪の仕方

DCのコミュニティ・ペーパー、『さくら新聞』で書かせていただいているコラム「英語 de 敬語」。 今月はちょこっとハロウィンに絡めて、謝罪の仕方についてです。

My column this month in “Sakura Shimbun,” a Japanese community paper in DC and Houston, touches upon Halloween and what we fear most in business – and how to fight that by apologizing effectively. Once again, I’m so grateful for this opportunity!

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もうすぐハロウィン。街中がお菓子と偽物のお化けやモンスターで溢れています。

しかし、ビジネスで怖いのは、モンスターではありません。むしろ、クライアントや取引先の気分を害したり、信頼を損ねたりすることが懸念の一つではないでしょうか。

そういった場合に備えて、第3回は謝罪に焦点を当て、よく知られた I’m sorry 以外の言い方をご紹介します。

まず、アポのタイミングが合わないなど、軽い謝罪の場合。こちらの都合がつかない時を相手が提案した場合は、 Unfortunately, I will be traveling for business that week. など、ちょっとした謝罪で済みます。

しかし、相手が特に忙しい方で、随分前に申し込んだアポが実現しそうとなると、指定された日を断わるのにも気を遣います。その場合には、「たまたま状況がよくないことが残念」という意味合いのある unfortunately よりも、個人的な悔いの気持ちを込めて regret を使うことができます。回答に謝意を表明しつつ、 I regret that I will be out of town to attend my friend’s wedding. など、動かせない日程なのを明らかにして、他の日について聞くのがよいでしょう。

他にも謝罪の気持ちを真摯に表明する言葉として、 I’m afraid that . . . を使うこともできます。 I’m afraid that I did not realize we had misspelled your name in the book. など、組織としての間違いでも責任者や担当者として個人的に謝罪することができます。相手との関係やミスの内容によってはメール以外に電話や訪問をすることが丁寧かもしれませんが、その場合には、もう少し口語的な I’m very sorry などを織り交ぜつつ、改善する決意を伝えられるでしょう。

深い謝罪が必要な場合は、 Please accept my sincere apologies that I must cancel my contract with you. などとすることができます。もう少し軽くて済む場合には sincere を抜くことができますし、ごく小さなミスについては、更に短縮して My apologies, I forgot to attach our estimate to my last email. などと書けます。

日本から見ると、訴訟大国の米国では安易に謝らない方がよいというイメージがあるかもしれません。損害があればもちろんそうですし、組織としてミスを犯した場合は、十分周りと話し合ってから外部に対応した方がよいでしょう。

他方、日常生活でもビジネスでも、軽いものから深刻なものまで、謝罪が必要な場面に必ず遭遇します。本当に相手の信頼を失うこともありますが、多くの場合、心を込めた謝罪と改善に向けた努力はきちんと伝わり、理解してもらえると感じます。

怖いのは相手ではなく、間違いの後に膨らむ、相手の気持ちや反応に対する想像です。それこそが、謝罪で退治できる偽物のモンスターかもしれません。

英語 de 敬語 ②再会での挨拶の仕方

DCのコミュニティ・ペーパー、『さくら新聞』で書かせていただいているコラム「英語 de 敬語」。第二回は、再会での挨拶についてです!

今回は一つ、あとがきがあります。ここで例として挙げた “Long time no see”、4つの言葉が音節一つずつで言いやすく、なんだか可愛くて大好きでした。でも、記事を提出した後にもう少し調べたところ、中国からの移民、もしくはアメリカ先住民の英語から来たという語源が差別的なので使うべきでないとする人も、ごく少数いるようです。他方、もはや一般化されているのだから問題ないとする人もいて、賛否両論のようです。米国で移民やマイノリティが大変な思いをしている今だからこそ、そして私もマイノリティだからこそ、誰かが気分を害する可能性のある言葉は使うのをやめるべきかな、と考えさせられました。提出前に気付くべきだったと反省すると同時に、あまりによく使われているので語源を気にしない人も多いかもしれない、とも感じています。記事には入れることができなかったものの、この言い回しのこういった背景も皆様に伝えたいと思って、本投稿に書きました。

My second column in “Sakura Shimbun,” a Japanese community paper in DC and Houston, is about greetings when you see someone you’ve met before. Once again, I’m so grateful for this opportunity!

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第二回は再会に焦点を当てます。  

誰かに再会したとき、最初に交わす言葉として頻出するのは、It’s good to see you とその後に続くHow have you been? です。出勤中に遭遇したり、他の人が一緒にいたりして時間がない場合は社交辞令ということもありますが、そうでなければ近況報告だけで話が膨らみます。久々に会った場合には It’s been a while、意外な場所で会った時には What a nice surprise to see you here などが使えます。目上の方には適切ではありませんが、元同僚などある程度親しい間柄なら、前者にはピジン英語(中国語なまりの英語)から来た Long time no see、後者には It’s nice to run into you などとも言えます。

以前仕事で一緒になった人とのメールでの「再会」は、近況について聞くと、本題以外にもその話題を続けるプレッシャーが生じるため、I hope you have been wellI hope this email finds you well など断定形で書いた方がお互い楽な場合もあります。その応用として季節に触れる表現も、日本語の優美な表現に比べてあっさりしており、I hope you’re having a wonderful summer so farI hope you’re enjoying the beautiful fall weather などと書けます。前回の仕事に触れてお礼を述べるのが丁寧ですが、Thank you again for kindly speaking at our conference last month など、日本語の「先日はどうもありがとうございました」と違い、具体的に書いた方がよいでしょう。スポンサーなど、日頃からお世話になっている方には、Thank you for your ongoing support of our company など、もう少し大まかに謝意を伝えることができます。

ネットワーキングにおいては、レセプションなどで名刺を交換した後、再会をお願いすることもあるでしょう。最後に会ってから時間が空いてなければ、上記の表現の代わりに、I enjoyed hearing about your work as an attorney など前回の会話の内容に触れつつ、I would like to request an informational interview to learn more about your companyI hope to visit your office to discuss how my organization might serve you などと具体的になぜ会いたいのかを明確にします。日程については、sometimenear future だと漠然としすぎてうやむやになってしまう可能性もあるため、in the coming weeksin the next month or so と少し幅広い日程を提示すれば、相手も回答しやすいでしょう。

ワシントンDCでは、才能や魅力に溢れる多くの人に会う機会がありますが、誰もがすぐに良い友人関係や仕事関係を築けるわけではありません。人に囲まれる都会だからこそ、気の合う人が見つからないときは、なおさら孤独感を感じることもあります。でも、たまたま出会えた縁をつかみ、再会し続けることで、無数の出会いの中から特別なものを見つけ、人生に取り込んでいくことも可能です。その偶然を必然に変える過程こそが、再会の魅力ではないかと思います。

英語 de 敬語 ①自己紹介の仕方

第一面に「新連載」と書いていただき感動しました!

DCとヒューストンのコミュニティ・ペーパー、『さくら新聞』でコラムを書かせていただくことになりました。「英語 de 敬語」という連載です。 いろいろな状況を想像したり、決まったテーマや文字数の中にどうやって自分らしさを出すか考えたり、とっても楽しいです。素晴らしい機会をいただけたご縁に感謝しています! 8月24日に出た第一回の原稿は下記の通りです。

I now have a column in Sakura Shimbun, a Japanese community paper in DC and Houston. It’s about English phrases that can be used for business or other formal occasions. The first of the series is about self-introduction, and came out on August 24. I’m so grateful for this opportunity! The text is as follows.

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初めまして、岡崎詩織と申します。日米双方で子供時代を過ごし、コミュニケーションで苦労した経験を糧に、今は英語と日本語で広報や通訳の仕事を行っています。本連載では、ビジネスの場面で使える丁寧な言い回しを取り上げたいと思います。

初回は自己紹介に焦点を当てます。

英語の授業で頻繁に登場するフレーズ、My name is . . . は、実際には、事前登録した場(イベントの受付、予約していたレストランや診察室など)であったり、誰かが自分の名前を間違えたためそれを訂正するといった場合でない限り、面と向かって使うことはなかなかありません。Hi または丁寧な Hello の後に I’m . . . と続けて名乗りましょう。

Nice to meet you の後に続く日本語の鬼門フレーズ「よろしくお願いします」は、ビジネスの場では I look forward to working with you が使えますが、それ以外では不要です。ビジネス以外の場面で筆者がこの日本語を訳さざるを得ない場合には、 I look forward to getting to know you などとしますが、本来は家族・友人の結婚相手や親友など、今後長く親密な付き合いとなる場合に使うフレーズです。

自分から知らない人にメールや電話をする場合には、My name is . . . が妥当です。メール上の「初めまして」には Nice to e-meet you などが使え、第三者が紹介した場合には、As mentioned by Shiori, I work at . . . といった形で、紹介者が使った内容を簡単に繰り返すことでより強く印象に残るかと思います。

ワシントンにおいて欠かせないのがネットワーキング。誰も知る人がいなくても、仕事やキャリアアップのため、イベントに参加しなくてはならないことがあります。レセプションにおいて重要なのが「スモールトーク」と言われる、ちょっとした会話です。ワシントンでよく聞かれるのが、生業を遠回しに聞いた What do you do? というフレーズです。I’m a researcher specializing in . . . といった形で、職業を簡単に説明して返します。また、人の往来が激しい街ならではの言葉として、なぜワシントンに来たのかを聞く What brought you to DC? もあります。こちらはもう少し複雑で、I’m an exchange student at . . . I’m here with my spouse, who . . . といった形で、来たきっかけも絡めて返します。

人間関係が苦手な筆者は、電話の前に文言を下書きし、緊張のあまり早口で読み上げて相手を混乱させたり、勇気を出して一人でレセプションに参加しても誰とも話せなかったり、といったことを経験し、場数を踏んで少しずつ自信がついてきました。これらの言い回しが少しでも役に立てれば幸いです。

紙面には画像やプロフィールも掲載していただきました

The origins of this blog

–Vowing to write more, even when it’s painful

Summary in Japanese (the full text in English continues below):

「このブログを立ち上げた背景」

もっと頻繁に文章を書きたいという思いから、おそるおそるブログを立ち上げてみました。初の投稿は、自分らしい文章を書くことにずっと恐怖を抱き続けてきた理由、マイノリティとして米国の多様な視点に貢献したいという考え、そして自分の弱さも曝け出すことに決めたきっかけについてです。よろしければご笑覧ください。

A storybook seen in a shop window in Bremen, 2011

It takes a lot of courage putting out something that’s flawed. But I hope that this blog would help me become better at writing on a regular basis, rather than wasting time seeking perfection.

Facing the childhood dream

I’ve wanted to be an author (I knew that word before “writer”) since I was a child, and that dream has lived within me for decades.

I enjoyed writing stories in elementary school, and thought I was doing pretty well. In middle school, when students met one-on-one with their teachers to talk about their career goals, I brazenly said that I would be an author. “But what about your income?” my teacher asked. “It’ll be ok; I’ll write bestsellers,” I replied. (This makes me cringe every time I think back to it.)

But over time, I lost confidence as I saw true talent in others. I pursued creative writing through numerous classes in school, online, and in the community–science fiction, mystery, foodwriting, magazine writing, memoirs–but I’ve been thoroughly disappointed with what I put out. My talented classmates captured moments in photographic detail, and portrayed emotions in ways that I never could. I was still stuck in my flat elementary school stories, while others’ narratives were rich and compelling.

I once went up to one of my high school creative writing teachers, who kept giving me B+ grades. I asked what made my stories “B” level, in hopes that she would provide guidance on how to improve. She ruminated for a few minutes as I stood by her desk, and said that she couldn’t explain it. It was disappointing knowing that she wasn’t the kind of teacher I needed. And after that, she began to grade all my stories with A-s. They were the saddest A-s I’ve ever gotten, inflated for no good reason.

I also remember one of my college creative writing classes, when we reviewed stories anonymously among classmates. One of my stories came back with ugly letters scrawled at the top of the front page, “I can’t believe you want to be a writer.” It was a rude awakening. I guessed without logic who the culprit was, and secretly hated that classmate for it (it may not have been him, in which case I feel bad!). And in a masochistic way, I kept that story for years, putting it out of sight, but shuddering every time I found it as I cleaned my belongings.

As I prepared to graduate college, I began to think that writing fiction was an unrealistic career for me, and started to pursue journalism and communications instead. I went to graduate school in journalism and enjoyed interviewing experts on subjects that I would never know about otherwise. I also worked as a communications professional–and have been in that field for more than a decade now. I enjoy writing on behalf of someone. There’s a lot of fun in imagining how others think and what messages would be most effective. I’ve gotten good at finding links between concepts that are seemingly unrelated (transitions in long speeches), explaining complicated matters succinctly (press releases), or trying to persuade others (event invitations). I think I’ve gotten the hang of writing when I can hide behind brands. But with every year that passes, I think back to that childhood dream, and wonder if I’ll live my life never having pursued it.

As a minority

Writing about deeply personal issues or putting out fictional stories feels like I’m exposing myself. I’m afraid of releasing my words into the wilderness–where they could be judged, misconstrued, or just plain ignored.

In hindsight, I know why my stories have been weak. The characters were fake. As an ethnic minority, I didn’t think characters like me would appeal to others. I kept creating what I thought were quintessential Caucasian American characters that I saw in the movies. They had monosyllabic names that were easy to read. They ate cereal, toast, and spaghetti with meatballs. They were mere paper dolls, defined by their situation and what happened to them rather than what they did, and had little personality. They were generic in an attempt to appeal to everyone–and ended up being memorable to no one.

Shadow puppets at the Crocker Art Museum in Sacramento, 2015

I used to think that if I wove my culture into my stories, it would overshadow everything else. But I now know that’s not the case. Increasingly more books feature stories of immigrants and ethnic minorities, where culture serves as a background but doesn’t define the entire story. Regardless of culture, nationality, or language, readers identify with universal themes like love, friendship, ambition, envy and rivalry. Gone are the days of my childhood, when American picture books rarely included Asians, and when they did, they were side characters with slanted eyes that never opened. This celebration of all cultures has been highly encouraging. And I’m beginning to see that I might be able to contribute unique perspectives based on my upbringing.

Writing efficiently

As an introvert, I’ve always preferred writing over speaking because it allows me to think carefully about my thoughts. But I realize now that I need to practice writing about different topics, including my own thoughts, quickly. I will still pursue fiction, and maintain this blog in the meantime to share aspects of real life.

I recognize that feedback would help me grow. I have much to learn from artists and writers who put their work out there, and manage to ignore the inner (or real life) critic that says “you think someone cares about that?” or “look how self-absorbed you are!”. I know I’ll become more thick-skinned as I practice.

I have a lot of fun posting for friends on social media. Writing is cathartic, turning negative thoughts into positive action, and feedback from friends cheer me even more. But I’d like to take it to the next step, exposing my words to strangers, too (this takes so much courage, I had to force myself to slowly type the word “strangers” here!).

Making it a habit

Working in communications, I enjoy putting words on the screen, but by the time I come home, I rarely want to type some more. Being free of corporate restrictions like tone and vocabulary is liberating, but it’s also exhausting to build from nothing. Oftentimes I stare at the blinking cursor and wonder if I truly love writing, or if I only love the way I sound when I say I write. I’ve held on to this dream for so long that I worry about facing the unromantic parts of it, including the endless editing, and fear that I might not like it all that much. But I have to start somewhere, and hope that this platform will hold me accountable.

Resolution

This blog was a New Year’s resolution for 2019. But I spent time doing everything but writing. I bought a shiny new laptop, replacing one that was seven (!) years old. I researched blog sites, from those that would be easy to navigate regardless of language, to those that provided more resources to potentially expand in the future. I scanned topics to write about, but became discouraged that I was passionate about a lot but an expert in none. I thought about blog titles, but nothing clicked. I also debated about how much I should reveal about myself.

Days went by. For weeks, I woke up involuntarily at 3am everyday, unable to go back to sleep. I was utterly disappointed with myself for having spent yet another evening without any action, and went through the day groggily. I couldn’t even bring myself to respond to messages because I wanted my next post or email to be about the blog, and that added to my guilt.

Then it occurred to me that, in a meta way, this internal debate could be the topic of my first post. Exposing my weaknesses is one way I can be genuine in my writing.

Vincent van Gogh apparently wrote about how scary the blank canvas is. It’s still true–that blinking cursor on a blank page is one of the scariest things around. But things have become so much easier since van Gogh’s time. We can easily edit on a screen–in the case of a blog, even after publishing! The title of this blog is an ode to the “blank slate” (without its philosophical connotations) that would hopefully become a place for clean, efficient writing (“sarasara” in Japanese).

No one might read this entire post, but writing about it has, as always, helped me. While January is gone, I am relieved to finally publish this in early February, and hope to embark on a journey full of adventure.